Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland verpflichtend. Musikvereine, die Rechnungen ausstellen oder empfangen, müssen die neuen gesetzlichen Anforderungen umsetzen. Aber Achtung: Es gelten für die meisten Vereine großzügige Fristen!
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung unterscheidet sich von herkömmlichen Papierrechnungen oder PDFs, da sie in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. XML-Format oder ZUGFeRD) vorliegt. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte und elektronische Weiterverarbeitung.
Was ist aktuell zu beachten?
Derzeit müssen Vereine nur E-Rechnungen empfangen können. Dazu wird ein Email-Postfach benötigt sowie ein Programm, das eine E-Rechnung lesen kann, z.B. WISO MeinBüro, PDF24, viele Onlinebanking-Programme und Lexware faktura+auftrag plus.
Wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?
Die Pflicht greift in folgenden Fällen:
- Leistung an umsatzsteuerliche Unternehmen bzw. Unternehmer oder juristische Personen (z. B. Verbände, Vereine),
- wenn sowohl der Rechnungssteller als auch der Empfänger in Deutschland ansässig sind.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Folgende Fälle sind von der Pflicht ausgenommen:
- Umsatzsteuerfreie Umsätze gemäß §4 Nr. 8–29 UStG, wie z. B. Gebühren für kulturelle Veranstaltungen, Jugendarbeit oder Kursgebühren.
- Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro.
- Wenn der Rechnungsempfänger im Ausland ansässig ist.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
Die Aufbewahrungspflichten entsprechen denen bisheriger digitaler Rechnungen. E-Rechnungen müssen im übermittelten Format archiviert werden, festgeschrieben und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert sein. Hierzu ist es empfehlenswert, eine entsprechende Software zu installieren.
Übergangsregelungen
Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsregelungen – ab dem 1. Januar 2025 ist dieser verpflichtend.
Vereine mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro können bis Ende 2027 weiterhin Rechnungen in Papierform ausstellen, wenn der Empfänger keine E-Rechnung verlangt.
Wie sollte der Verein jetzt vorgehen?
- Kann meine bisherige Rechnungssoftware E-Rechnungen ab 2025 verarbeiten? Falls nein: Welche Software eignet sich?
- Habe ich ein digitales Archivierungssystem, um E-Rechnungen 10 Jahre lang zu speichern?
- Eventuell: Abstimmung mit dem Steuerberater zur Digitalisierung des Rechnungswesens
- Empfang der E-Rechnungen vorbereiten:
Gibt es eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen? Eventuell lohnt es sich bei hohem Aufkommen an eingehenden Rechnungen eine eigene Adresse wie rechnung@beispiel.de einzurichten. - Achtung vor Viren: Überprüft eine Schadenssoftware die eingehenden E-Mails?
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
Die E-Rechnung bedeutet für Musikverbände einen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz.
- Sie können E-Rechnungen auch als PDF ausdrucken und ablegen.
- Schnellere Abwicklung: Rechnungen können sofort digital versendet werden, was den Zahlungsprozess beschleunigt.
- Umweltschonend: Der Verzicht auf Papier spart Ressourcen und reduziert Ihren ökologischen Fußabdruck.
- Übersichtlichkeit: Alle Rechnungen werden zentral und digital verwaltet, was die Nachverfolgung und Archivierung erheblich erleichtert.
- Rechtskonformität: Unsere Lösung entspricht den gesetzlichen Anforderungen für digitale Rechnungen und bietet Ihnen somit rechtliche Sicherheit.
Vorgehensweise für Musikvereine
Auf Grund der gesetzlichen Übergangsfristen ist derzeit noch kein großer Handlungsbedarf geboten. Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, gilt erst ab dem 01.01.2027. Sollte der Gesamtumsatz aus dem Vorjahr weniger als 800.000 € betragen, können Rechnungen im bisherigen Format auch noch bis zum 31.12.2027 erstellt werden. Insofern bleibt den Vereinen noch genügend Zeit, um den „Markt zu beobachten“ und ohne Hektik eine passende Lösung zu suchen.
Aktuell müssen Vereine eingehende E-Rechnungen ausdrucken und für einen Zeitraum von 8 Jahren in der unveränderten ursprünglichen Form speichern können. Für das Ausdrucken von E-Rechnungen gibt es kostenlose Tools im Internet. Wir verweisen hier auf ein Tool der Steuerverwaltung: https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
Hinsichtlich des sicheren Abspeicherns der E-Rechnungen haben wir die digitale Dokumentenablage in der Vereinsverwaltung aktualisiert. Dort gibt es einen eigenen Bereich für das Abspeichern von E-Rechnungen. Damit wird der gesetzlichen Anforderung Genüge geleistet, zudem sind Rechnungen auch bei einem Wechsel von Verantwortlichen immer an gleicher Stelle zu finden. Die Speicherung der E-Rechnungen gilt im Übrigen für empfangene wie auch für in Zukunft selbst erstellte E-Rechnungen.